Избегаем штрафов, правильно оформляя документы ТСЖ, необходимые бланки и образцы

В товариществах собственников жилья вопрос о ведении документооборота также стоит довольно остро. ТСЖ отвечает за надлежащее содержание многоквартирных домов и снабжение жителей коммунальными услугами, данная деятельность предусматривает большую ответственность за любые нарушения, в том числе и порядка оформления документов.

Прием и рассмотрение заявок, предложений и обращений собственников – один из стандартов управления МКД, за нарушение которого предусмотрен штраф по статье 7.23.3 КоАП: на работников ТСЖ в размере от 50 000 руб. до 100 000 руб., на само ТСЖ – от 150 000 руб. до 250 000 руб.

Скрыть содержание

• Кто отвечает за документооборот?
• Какие документы находятся в ведении?
Обращение     Уведомление     Приказ     Бюллетень     Квитанция     Письмо     Решение    
• Заключение

Кто отвечает за документооборот?

Ведение документов ТСЖ выполняет человек, на которого возложены такие обязанности согласно уставу товарищества. Чаще всего этим занимается председатель ТСЖ. Однако, если в ТСЖ работает бухгалтер либо юрист, то за ведение бумаг отвечает он. Иногда (но не часто – штат у ТСЖ обычно довольно «скромный»), в товариществе трудоустроен секретарь, который и ведет всю документацию.

Какие документы находятся в ведении?

Ниже будут рассмотрены различные виды документов, с примерами их заполнения.

Обращение

Обращение в ТСЖ рекомендуется оформлять в виде заявления. Для его составления надо взять лист формата А4, ля лучшей читаемости использовать черную либо синюю ручку (если пишете от руки), либо черный тонер (если печатаете на компьютере). В правом верхнем углу заявления указываем:

• полное название ТСЖ;
• его адрес;
• данные о заявителе: фамилия, имя, отчество (при наличии) и адрес проживания.

Например: «В ТСЖ «Ромашка». Адрес: г. Москва, 3 ул. Строителей, д. 5, помещение 12. От Иванова Ивана Ивановича, проживающего по адресу: Москва, 3 ул. Строителей, д. 5, квартира 12».

Далее, посередине новой строки нужно написать слово «Заявление», и изложить суть обращения, желательно доступным языком. Внизу ставим дату и подпись.

• Скачать бланк обращения в ТСЖ
• Скачать образец обращения в ТСЖ

Более подробно о документации в ТСЖ, ответственных лицах и предоставлении бумаг, мы рассказывали в этой статье.

Уведомление

Этот документ готовится «с другой стороны баррикад», т.е. работниками ТСЖ.

Например, о предстоящем общем собрании жильцов. Обязательно надо указать в уведомлении (ст. 45 Жилищного кодекса):

• инициатора проведения общего собрания;
• дату и точное время;
• место, в котором пройдет собрание;
• вопросы, которые будут рассматриваться собранием;
• способ ознакомления с решением собрания.

Например: «Уважаемый собственник! По инициативе Петрова Петра Петровича, собственника квартиры 45, в помещении ТСЖ «Ромашка» по адресу г. Москва, 3 ул. Строителей, д. 5, помещение 12, будет проведено общее собрание собственников помещений многоквартирного дома. Дата проведения – 31декабря 2018 г., время проведения – с 12.00 по 13.00 МСК. На общем собрании будет рассмотрен вопрос о выделении денежных средств на украшение дома к Новогодним праздникам».

• Скачать бланк уведомления об общем собрании собственников ТСЖ
• Скачать образец уведомления об общем собрании собственников ТСЖ

Приказ

Приказы могут касаться деятельности ТСЖ, порядка работы с документацией, наложения взысканий, поощрений на работников, а также прочих внутренних вопросов.

Приказ, как правило, составляется на официальном бланке ТСЖ. Кроме того, приказ должен иметь внутренний регистрационный номер, под которым он внесен в регистрационную книгу. Наименование документа – «ПРИКАЗ» пишется прописными буквами. Подзаголовок приказа, отвечающий на вопрос, о чем он, пишется без кавычек. В теле приказа пишем, в чем его суть.

Например: «ПРИКАЗ № 1 о назначении на должность Главного инженера.

Назначить Иванова Ивана Ивановича на должность Главного инженера ТСЖ «Ромашка» с 001.2018 г. с окладом согласно штатному расписанию.

Довести данный приказ до сведения Иванова Ивана Ивановича.

В конце документа ставим дату и подпись.

• Скачать бланк приказа для ТСЖ
• Скачать образец приказа для ТСЖ

Бюллетень

Бюллетень в ТСЖ оформляется в случае проведения общего собрания собственников помещений. В бюллетене содержатся:

• данные о лице, которое приняло участие в голосовании;
• количество голосов, которыми лицо обладает (определяется пропорционально площади помещения – ст. ст. 39, 48 Жилищного кодекса);
• вопросы повестки дня;
• дата и подпись собственника.

Например: «Бюллетень для голосования Иванов Петр Сидорович, документ, удостоверяющий личность: паспорт серия__, номер__, выдан ___, дата выдачи____. Общая площадь помещения составляет 33 м квадратных, количество голосов – __. Вопросы повестки дня:

1. Выборы секретаря собрания.
2. Выборы счетной комиссии собрания.
3. Определение размера платы за содержание жилья на 2018 г.
4. Определение места хранения решения общего собрания».

• Скачать бланк бюллетеня собственника на общем собрании ТСЖ (лист голосования)
• Скачать образец бюллетеня собственника на общем собрании ТСЖ (лист голосования)

Квитанция

В квитанцию рекомендуется включать:

• сведения о собственнике помещения и о ТСЖ;
• номер счета в банке, куда уходит платеж;
• расчет платы за жилое помещение и коммунальные услуги (т.е., сколько жилец должен заплатить с разбивкой по статьям – за свет, за воду, за отопление и т.п.);
• сведения о перерасчетах платы;
• справочная информация (например, о сроках дачи показаний приборов учета);
• контактные данные региональной жилищной инспекции.

Образец квитанции приведен в Приказе Минстроя России от 29.12.2014 N 924/пр.

Скачать образец квитанции ТСЖ

Письмо

Письма ТСЖ рекомендуется оформлять на официальном бланке – это придаст им «веса», солидности в глазах получателя. Кроме того, специалисты в области документооборота настоятельно советуют присваивать всем письмам исходящие номера – так их легче можно будет отследить при необходимости. «Шапка» письма оформляется аналогично обращению, т.е. с указанием кому оно предназначено и адреса получателя.

Каждое письмо начинается с обращения к адресату, выровненного по центру. Далее следует само тело письма.

Например: «Кузнецову Петру Ивановичу. Адрес: г. Москва, 3 улица Строителей, д. 25, кв. 16. Уважаемый Петр Иванович! ТСЖ «Ромашка» уведомляет Вас о том, что по состоянию на 01.01.2018 г. за Вами числится задолженность за жилищно-коммунальные услуги в размере 1 000 руб. Предлагаем погасить данную задолженность в кратчайшие сроки. В противном случае, ТСЖ «Ромашка» оставляет за собой право обратиться в суд».

В конце письма ставится число и подпись.

• Скачать бланк письма ТСЖ о возникновении финансовой задолженности
• Скачать образец письма ТСЖ о возникновении финансовой задолженности

Решение

По роду своей деятельности, основным видом решений, которые оформляются ТСЖ, являются решения общих собраний.

В нем надо указать:

• дату, время и место проведения;
• количество присутствующих на собрании лиц;
• общее число голосов присутствующих;
• вопросы повестки дня.

Например: «Решение по вопросам повестки дня общего собрания, проводившегося 31.12.2018 г. с 12.00 по 13.00 МСК по адресу г. Москва, 3 ул. Строителей, д. 5, помещение 12. На собрании присутствовали:… Общее число голосов присутствующих составило:… На собрании обсуждались следующие вопросы повестки дня:…».

• Скачать бланк решения общего собрания ТСЖ
• Скачать образец решения общего собрания ТСЖ

Заключение

Подводя итог, можно прийти к выводу, что от правильно поставленного документооборота зависит стабильная и безубыточная работа ТСЖ. Используя на практике информацию, представленную в статье, ТСЖ сможет сэкономить до 250 000 руб. на штрафах по ст. 7.23.3 КоАП РФ.