Избегаем штрафов, правильно оформляя документы ТСЖ, необходимые бланки и образцы
В товариществах собственников жилья вопрос о ведении документооборота также стоит довольно остро. ТСЖ отвечает за надлежащее содержание многоквартирных домов и снабжение жителей коммунальными услугами, данная деятельность предусматривает большую ответственность за любые нарушения, в том числе и порядка оформления документов.
Прием и рассмотрение заявок, предложений и обращений собственников – один из стандартов управления МКД, за нарушение которого предусмотрен штраф по статье 7.23.3 КоАП: на работников ТСЖ в размере от 50 000 руб. до 100 000 руб., на само ТСЖ – от 150 000 руб. до 250 000 руб.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-14-90. Это быстро и бесплатно!
Скрыть содержание
- Кто отвечает за документооборот?
- Какие документы находятся в ведении?
- Заключение
Кто отвечает за документооборот?
Ведение документов ТСЖ выполняет человек, на которого возложены такие обязанности согласно уставу товарищества. Чаще всего этим занимается председатель ТСЖ. Однако, если в ТСЖ работает бухгалтер либо юрист, то за ведение бумаг отвечает он. Иногда (но не часто – штат у ТСЖ обычно довольно «скромный»), в товариществе трудоустроен секретарь, который и ведет всю документацию.
Какие документы находятся в ведении?
Ниже будут рассмотрены различные виды документов, с примерами их заполнения.
Обращение
Обращение в ТСЖ рекомендуется оформлять в виде заявления. Для его составления надо взять лист формата А4, ля лучшей читаемости использовать черную либо синюю ручку (если пишете от руки), либо черный тонер (если печатаете на компьютере). В правом верхнем углу заявления указываем:
- полное название ТСЖ;
- его адрес;
- данные о заявителе: фамилия, имя, отчество (при наличии) и адрес проживания.
Например: «В ТСЖ «Ромашка». Адрес: г. Москва, 3 ул. Строителей, д. 5, помещение 12. От Иванова Ивана Ивановича, проживающего по адресу: Москва, 3 ул. Строителей, д. 5, квартира 12».
Далее, посередине новой строки нужно написать слово «Заявление», и изложить суть обращения, желательно доступным языком. Внизу ставим дату и подпись.
Более подробно о документации в ТСЖ, ответственных лицах и предоставлении бумаг, мы рассказывали в этой статье.
Уведомление
Этот документ готовится «с другой стороны баррикад», т.е. работниками ТСЖ.
Справка! Товарищество согласно норм Жилищного кодекса обязано извещать жильцов о различных событиях, происходящих в доме.Например, о предстоящем общем собрании жильцов. Обязательно надо указать в уведомлении (ст. 45 Жилищного кодекса):
- инициатора проведения общего собрания;
- дату и точное время;
- место, в котором пройдет собрание;
- вопросы, которые будут рассматриваться собранием;
- способ ознакомления с решением собрания.
Например: «Уважаемый собственник! По инициативе Петрова Петра Петровича, собственника квартиры 45, в помещении ТСЖ «Ромашка» по адресу г. Москва, 3 ул. Строителей, д. 5, помещение 12, будет проведено общее собрание собственников помещений многоквартирного дома. Дата проведения – 31декабря 2018 г., время проведения – с 12.00 по 13.00 МСК. На общем собрании будет рассмотрен вопрос о выделении денежных средств на украшение дома к Новогодним праздникам».
- Скачать бланк уведомления об общем собрании собственников ТСЖ
- Скачать образец уведомления об общем собрании собственников ТСЖ
Приказ
Приказы могут касаться деятельности ТСЖ, порядка работы с документацией, наложения взысканий, поощрений на работников, а также прочих внутренних вопросов.
Приказ, как правило, составляется на официальном бланке ТСЖ. Кроме того, приказ должен иметь внутренний регистрационный номер, под которым он внесен в регистрационную книгу. Наименование документа – «ПРИКАЗ» пишется прописными буквами. Подзаголовок приказа, отвечающий на вопрос, о чем он, пишется без кавычек. В теле приказа пишем, в чем его суть.
Важно! Приказ должен быть оформлен согласно требований ГОСТ Р 6.30-2003.Например: «ПРИКАЗ № 1 о назначении на должность Главного инженера.
Назначить Иванова Ивана Ивановича на должность Главного инженера ТСЖ «Ромашка» с 001.2018 г. с окладом согласно штатному расписанию.
Довести данный приказ до сведения Иванова Ивана Ивановича.
В конце документа ставим дату и подпись.
Бюллетень
Бюллетень в ТСЖ оформляется в случае проведения общего собрания собственников помещений. В бюллетене содержатся:
- данные о лице, которое приняло участие в голосовании;
- количество голосов, которыми лицо обладает (определяется пропорционально площади помещения – ст. ст. 39, 48 Жилищного кодекса);
- вопросы повестки дня;
- дата и подпись собственника.
Например: «Бюллетень для голосования Иванов Петр Сидорович, документ, удостоверяющий личность: паспорт серия__, номер__, выдан ___, дата выдачи____. Общая площадь помещения составляет 33 м квадратных, количество голосов – __. Вопросы повестки дня:
- Выборы секретаря собрания.
- Выборы счетной комиссии собрания.
- Определение размера платы за содержание жилья на 2018 г.
- Определение места хранения решения общего собрания».
- Скачать бланк бюллетеня собственника на общем собрании ТСЖ (лист голосования)
- Скачать образец бюллетеня собственника на общем собрании ТСЖ (лист голосования)
Квитанция
В квитанцию рекомендуется включать:
- сведения о собственнике помещения и о ТСЖ;
- номер счета в банке, куда уходит платеж;
- расчет платы за жилое помещение и коммунальные услуги (т.е., сколько жилец должен заплатить с разбивкой по статьям – за свет, за воду, за отопление и т.п.);
- сведения о перерасчетах платы;
- справочная информация (например, о сроках дачи показаний приборов учета);
- контактные данные региональной жилищной инспекции.
Образец квитанции приведен в Приказе Минстроя России от 29.12.2014 N 924/пр.
Внимание! Законодательно установленной формы квитанции на сегодня не существует. Однако есть методические рекомендации по ее составлению, утвержденные Приказом Минстроя России от 29.12.2014 N 924/пр.Письмо
Письма ТСЖ рекомендуется оформлять на официальном бланке – это придаст им «веса», солидности в глазах получателя. Кроме того, специалисты в области документооборота настоятельно советуют присваивать всем письмам исходящие номера – так их легче можно будет отследить при необходимости. «Шапка» письма оформляется аналогично обращению, т.е. с указанием кому оно предназначено и адреса получателя.
Каждое письмо начинается с обращения к адресату, выровненного по центру. Далее следует само тело письма.
Например: «Кузнецову Петру Ивановичу. Адрес: г. Москва, 3 улица Строителей, д. 25, кв. 16. Уважаемый Петр Иванович! ТСЖ «Ромашка» уведомляет Вас о том, что по состоянию на 01.01.2018 г. за Вами числится задолженность за жилищно-коммунальные услуги в размере 1 000 руб. Предлагаем погасить данную задолженность в кратчайшие сроки. В противном случае, ТСЖ «Ромашка» оставляет за собой право обратиться в суд».
В конце письма ставится число и подпись.
- Скачать бланк письма ТСЖ о возникновении финансовой задолженности
- Скачать образец письма ТСЖ о возникновении финансовой задолженности
Решение
По роду своей деятельности, основным видом решений, которые оформляются ТСЖ, являются решения общих собраний.
В нем надо указать:
- дату, время и место проведения;
- количество присутствующих на собрании лиц;
- общее число голосов присутствующих;
- вопросы повестки дня.
Например: «Решение по вопросам повестки дня общего собрания, проводившегося 31.12.2018 г. с 12.00 по 13.00 МСК по адресу г. Москва, 3 ул. Строителей, д. 5, помещение 12. На собрании присутствовали:… Общее число голосов присутствующих составило:… На собрании обсуждались следующие вопросы повестки дня:…».
Наши специалисты разобрали нюансы всей документации для ТСЖ. Читайте о том, что такое отчёт ревизионной комиссии, трудовой договор и доверенность, а также об особенностях этих документов.Заключение
Подводя итог, можно прийти к выводу, что от правильно поставленного документооборота зависит стабильная и безубыточная работа ТСЖ. Используя на практике информацию, представленную в статье, ТСЖ сможет сэкономить до 250 000 руб. на штрафах по ст. 7.23.3 КоАП РФ.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
8 (800) 350-14-90 (Москва)
Это быстро и бесплатно!